Unterschiedliche Objektzustände, unvollständige Informationen und unklare Leistungsbilder erschweren die Vergleichbarkeit von Angeboten und machen Verträge anfällig für Konflikte. Die fmsc GmbH ist Ihr Partner für Ausschreibungen auf einer soliden und nachvollziehbaren Basis.
Am Anfang steht eine systematische Bestandsaufnahme: technische und infrastrukturelle Leistungen, Flächen und Anlagen, Wartungs- und Prüfpflichten, Zeitfenster für Services, bestehende Verträge sowie aktuelle Kosten. Auf dieser Grundlage entsteht ein Bewirtschaftungskonzept mit definierten Zielen, unter anderem für Qualität, Verfügbarkeit, Wirtschaftlichkeit und die Einhaltung regulatorischer Anforderungen. Darauf aufbauend erstellen wir detaillierte Leistungsbeschreibungen mit klaren Service-Levels und Kennzahlen. Betreiberpflichten, Schnittstellen sowie Leistungen Dritter werden nachvollziehbar und prüfbar abgebildet.
Das Ergebnis sind vollständige Ausschreibungsunterlagen mit sinnvoller Losstruktur, Mengengerüsten, Leistungsverzeichnissen sowie Vorgaben zum Datenaustausch und Reporting. Eine offen kommunizierte Bewertungsmatrix legt transparent dar, wie Kriterien wie Preis, Qualität und Organisation gewichtet werden. Während der Angebotsphase begleitet unser Team Sie bei der Kommunikation mit Bietern, Objektbegehungen, Rückfragen und der Prüfung der angesetzten Ressourcen.
Zum Abschluss erfolgt eine nachvollziehbare Vergabeempfehlung einschließlich der Bewertung der Angebote sowie relevanter Annahmen und potenzieller Risiken. Auf Wunsch begleiten wir auch Vertragsverhandlungen, etwa zur Preisgestaltung, zur Regelung von Qualitätssicherung und Eskalationen sowie zur Planung der Startphase und des Reportings. So gelingt ein Vertrag, der rechtlich belastbar ist und im Alltag praktikabel bleibt.
Langfristig ist entscheidend, dass Leistungen im Alltag wie im Vertrag vereinbart erbracht, dokumentiert und gesteuert werden. Im Rahmen von FM-Audits prüft die fmsc GmbH, ob das vertraglich definierte Leistungsbild tatsächlich umgesetzt wird. Die Bewertung erfolgt fachlich fundiert, nachvollziehbar und ohne Schuldzuweisungen.
Im Zentrum stehen die Fakten: Was wurde vereinbart? Was wird tatsächlich geleistet? Wo bestehen Abweichungen? Und welche Maßnahmen sind sinnvoll?
Ein Audit kombiniert Vor-Ort-Begehungen mit der Analyse vorhandener Unterlagen. Vor Ort wird unter anderem der Zustand technischer Anlagen geprüft, ebenso wie Sauberkeit, Sicherheit und Nutzerzufriedenheit. Parallel dazu erfolgt die Sichtung von Wartungsplänen, Protokollen, Prüfberichten, Mängellisten und Schulungsnachweisen. Verträge und Service Levels werden mit dem tatsächlichen Zustand verglichen, etwa im Hinblick auf Reaktionszeiten, Vertretungsregelungen oder Rückfallebenen.
Wenn erforderlich, bezieht die Analyse auch Kosten- und Mengengerüste mit ein, um Kostentreiber und mögliche Einsparungen zu identifizieren. Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Betreiberverantwortung: Welche Pflichten bestehen? Wer ist wofür verantwortlich? Und wie zuverlässig ist die Dokumentation? Auch das Reporting wird dahingehend geprüft, ob es für die Steuerung im Alltag und für ESG-Vorgaben geeignet ist.
Die Ergebnisse werden übersichtlich mit einer Bewertung je Prüffeld, priorisierter Maßnahmenliste und einer klaren Trennung zwischen kurzfristigen Korrekturen und langfristigen Handlungsfeldern aufbereitet. Bei Bedarf kann zu einem späteren Zeitpunkt ein Re-Audit durchgeführt werden, um die Umsetzung der Maßnahmen zu bewerten.
